基建工程档案是一个建设项目从论证、设计、建设到竣工交付使用的全过程中形成的原始文件资料,是技术资源的组成部分。它既是我校基本建设及工程技术工作的历史记录,又是工程竣工交付使用的必备条件,也是投入使用后进行检查、维护、管理、使用、改造、扩建的依据和凭证。因此,为加强基建工程档案管理,提高档案管理水平,充分发挥基建工程档案在教学、科研和党政管理等工作中的作用,特制订以下管理办法:
第一条 把基建档案管理工作纳入工作计划,并配备一名专职档案员,负责档案的收集、整理、归档立卷、保管利用和移交工作。
第二条 严格执行单项工程立卷制度,确保每一个工程竣工后都有完整、准确、系统的档案资料。
第三条 严格按工程档案管理规定的内容收集档案资料。
第四条 因基建档案是基本建设活动中自然形成的,其立卷程序应按自然形成的顺序来划分。
第五条 依据基建档案的特性,将有使用价值的文件资料在项目建设过程中,有系统地收集、分类、整理、归档立卷、保管利用。
第六条 注意加强其他重要文件资料的收集,如:征用土地报告、批文、协议书。
第七条 各单项工程在进行鉴定、验收时应通知校档案室和处档案员参加,对属归档范围内的资料进行收集、验收。工程科应协助档案员督促乙方在工程竣工验收后一个月内将竣工资料上交处工程档案员,技术资料上要有技术负责人签字。如乙方没有在规定的时间内移交竣工资料,工程科不得签字结算。
第八条 立卷归档资料应图样清晰、字迹工整,文字一律用黑色碳素钢笔书写。图纸资料要求折叠成A4图幅大小,装订整齐牢固,并加编号码,以便查看。
第九条 已经归档的基建资料,若需补充、修改,应办理审批手续。补充、修改程序需与产生原始资料的程序相一致。补充和更改的资料应及时归档。
第十条 借阅归档资料应办理借阅手续,用完后及时归还。
第十一条 借阅人对借阅的档案资料应妥善保管,保持完整整洁,因不慎和私自转借而遗失或随意撕下归档资料的,由借阅人负责,按档案管理有关规定处理。
第十二条 技术档案收集整理完成后,必须按规定上交学校档案室和市建筑档案馆保存。
第十三条 对于重要的材料处档案保存部分复印件,以便随时查阅。
附:主要材料目录
(一)规划立项阶段
1、项目建设可行性研究报告:
2、上级主管部门对可研报告的批复。
(二)设计阶段
1、项目设计委托书;
2、项目设计招标投标材料;
3、设计合同;
4、方案图纸;
5、地质勘察招标投标资料、地勘合同、报告;
6、扩初报批文件、扩初图、概算书;
7、上级主管部门对扩初设计的报复。
(三)办证阶段
1、选址地形图、现状照片;
2、消防、环保等部门的审批意见;
3、规划红线图;
4、规划许可证;
5、施工许可证;
6、投资许可证。
(四)施工阶段
1、工程施工招标投标材料;
2、施工合同;
3、项目预算书;
4、施工图技术交底、答疑会谈纪要;
5、规划局现场对基建物灰线验线记录;
6、变更通知单;
7、材料签认单。
(五)竣工验收阶段
1、竣工验收报告;
2、规划、消防、电梯、设备等验收证明;
3、决算资料、竣工图、审计报告书;
4、乙方提交的竣工的文件、材料、工程照片。